Trong thời kì tự cách ly cộng đồng, những phương tiện trao đổi trực tuyến như Zoom nghiễm nhiên lên ngôi và trở thành công cụ họp hành, làm việc quan trọng. Tuy nhiên phương thức trao đổi này cũng tiềm ẩn nhiều mối nguy rò rỉ thông tin. Hãy cùng tìm hiểu cách thức bảo mật cho phòng chat Zoom để có được môi trường làm việc an toàn nhất nào.

Bảo mật của nền tảng chat/ họp trực tuyến đang được ưa chuộng nhất đợt dịch này, Zoom, vừa đủ dùng đối với một số người. Nhưng đối với những tập đoàn hay doanh nghiệp vẫn đang phải làm việc tại nhà trong đợt cách ly toàn xã hội hiện nay, bạn cần phải biết rằng khả năng mã hóa end-to-end của Zoom còn nhiều thiếu sót.

Để có thể cải thiện phần, có rất nhiều cài đặt bạn có thể điều chỉnh để làm cho Zoom trở thành một nơi an toàn hơn cho bạn và mọi người khác trên đường dây.

Ngăn chặn người truy cập lạ

Mỗi phòng họp Zoom được gián cho một mã ID cuộc họp gồm 9 chữ số. Nếu ID bằng một cách nào đó không may được công khai, những cá nhân không mong muốn có thể xuất hiện trong các cuộc trò chuyện của bạn âm thầm hoặc trực tiếp gây rối nội bộ. Đó rõ ràng là một vấn đề ngày càng phổ biến đối với người sử dụng Zoom trên toàn cầu.

Có một vài cách để bảo vệ chống lại điều này. Đầu tiên và rõ ràng nhất, hãy cẩn thận với những người bạn chia sẻ ID cuộc họp; đăng nó công khai trên mạng xã hội của bạn không phải là ý tưởng thông minh nhất. Hãy nhớ rằng các liên hệ bạn đã thêm trong Zoom sẽ có thể thấy Personal Meeting ID của bạn và do đó sẽ biết cách tìm bất kỳ cuộc họp nào bạn mà bạn tổ chức trên nền tảng này.

Khi lên lịch và tùy chỉnh phòng họp, bảng tùy chọn cho phép bạn tạo ID ngẫu nhiên cho cuộc họp thay vì sử dụng ID cá nhân. Sử dụng ID ngẫu nhiên là một cách khác để tránh bị xâm phạm nhưng lại tương đối rối rắm nếu văn phòng làm việc của bạn luôn có những cuộc họp cố định đã được lên hẹn trước.

Để hoàn toàn bảo mật cuộc họp, hãy đảm bảo người tham gia phải có mật khẩu truy cập. Một lần nữa, điều này có thể được tìm thấy trong khung tùy chọn khi bạn tạo hoặc lên lịch một cuộc họp. Tất nhiên, hãy cẩn thận với cách bạn chia sẻ và ai là người nhận được mật khẩu phòng họp Zoom.

Cuối cùng, tại các tùy chọn nâng cao để tổ chức cuộc họp, bạn sẽ thấy Bật Phòng chờ/ Enable Waiting Room. Người truy cập mong muốn được tham gia sẽ phải chờ ở đây trước khi được chủ phòng trực tiếp xác nhận yêu cầu. Tất cả những tùy chỉnh này có thể được đặt làm cấu hình mặc định trong mục Zoom settings.

Hạn chế người dùng

Ngay cả khi có các biện pháp phòng ngừa, bạn vẫn không được bảo vệ hoàn toàn trước những vị khách không mời hoặc người dùng đã được mời vào trước đó hiện có hành vi xấu. Là chủ phòng, một số tùy chỉnh tiện dụng sau sẽ giúp giới hạn những gì người dùng khác có thể làm.

Để bắt đầu, bạn có thể hạn chế chia sẻ màn hình: khi truy cập mục cài đặt của Zoom trên web và nhấp vào In Meeting(Basic), bạn sẽ thấy tùy chọn Screen Sharing để hạn chế quyền chia sẻ của tất cả người dùng và chỉ được dùng khi có sự cho phép của chủ phòng.

Tùy chọn có thể được áp dụng tương tự đối với ứng dụng Zoom trên Windows hoặc MacOS. Nhấp vào mũi tên nhỏ bên cạnh mục Share Screen, sau đó Advanced Sharing Options và bạn có thể đảm bảo rằng chỉ bạn mới có thể hiển thị video, hình ảnh hoặc bất cứ nội dung nào khác từ máy tính cá nhân.

Khóa cuộc họp là một lựa chọn hữu ích khi chủ phòng chắc chắn rằng tất cả người dùng cần tham gia cuộc họp đã có mặt đầy đủ. Trên ứng dụng Zoom dành cho PC, bấm Manage Participants, More, rồi Lock Meeting. Chỉ cần chắc chắn rằng tất cả đã vào đầy đủ, bởi người đến muộn sẽ không thể tham gia được nữa.

Phối hợp những tùy chỉnh trên lại với nhau và bạn có thể tự tin rằng cuộc họp Zoom tiếp theo sẽ không bị gián đoạn một cách thô lỗ. Tuy nhiên, hãy cẩn thận, hạn chế trao đổi ID cuộc họp và mật khẩu một cách công khai nhé.

Bảo vệ không gian cá nhân

Vậy bạn đã biết cách hạn chế người dùng bên ngoài gây ảnh hưởng tới chất lượng buổi họp, nhưng còn cách để bảo vệ thông tin cá nhân (trước sếp) nếu không phải là chủ phòng thì sao? Chủ phòng chat có tương đối nhiều công cụ và quyền hạn trong tay mà bạn cần phải biết trước khi tham gia Zoom.

Chẳng hạn, Zoom sở hữu tính năng theo dõi sự chú ý. Khi một người dùng có trong phòng họp nhưng lại đang làm một việc riêng khác mà không phải Zoom quá 30s, hệ thống sẽ thông báo lại với chủ phòng. Sau phản ứng dữ dội của cộng đồng, Zoom đã tắt tính năng này vào tuần trước.

Cũng nên nhớ rằng chủ phòng họp có thể ghi lại đầy đủ âm thanh và video từ các cuộc họp, cũng như ghi lại các cuộc trò chuyện công khai. Thêm vào đó, nếu bạn tự lưu nhật ký trò chuyện, nó cũng sẽ bao gồm các cuộc trò chuyện riêng tư mà bạn đã tham gia, vì vậy hãy cẩn thận khi chia sẻ tệp đó với bất kỳ ai khác. Đừng chỉ đăng nó trong cuộc trò chuyện nhóm để mọi người đọc. Nếu chủ phòng bật cài đặt này, Zoom sẽ thông báo cho và cho bạn cơ hội từ chối.

Bạn không thể làm gì nhiều với các tính năng này bởi nó được thiết kế để giúp tạo nhật ký dễ dàng hơn và có thể tìm lại thông tin cần thiết. Và quan trọng nhất, nếu bạn muốn có một cuộc trò chuyện/ trao đổi hoàn toàn bí mật, đừng dùng Zoom làm phương tiện liên kết.

Những nền tảng trao đổi trực tuyến khác

Nếu bạn không hài lòng với Zoom, có nhiều nền tảng khác cho bạn lựa chọn như:

• Google Duo: Nhóm chat tối đa 8-12 người, có trên cả điện thoại, máy tính để bàn và web. Video và các cuộc gọi được mã hóa end-to-end mà ngay cả Google cũng không thể can thiệp và được.
• FaceTime là một lựa chọn hoàn hảo cho những ai tin dùng hệ sinh thái của Apple. Group chat dành cho tới 32 người, mã hóa end-to-end được cài đặt mặc định. Cách sử dụng đơn giản trải dài trên iOS, iPadOS và macOS. Khuyết điểm của nền tảng này đó là… người dùng Windows và Android không thể tham gia.
• Webex là một nền tảng trao đổi khác được hỗ trợ mã hóa end-to-end phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ nhưng có thể hỗ trợ lên tới 100 người. Webex sở hữu nhiều tính năng tương tự như Zoom và bao gồm cả gói miễn phí (ít nhất trong thời điểm hiện tại) lẫn trả phí.
• Nếu bạn không cần tới mã hóa end-to-end và tin tưởng các nhà phát triển phần mềm không thu thập thông tin nhiều hơn mà họ cần; Skype (cuộc gọi hỗ trợ tới 50 người), Slack (hỗ trợ tới 15 người gọi cho gói trả phí) và Facebook Messenger (lên tới 50 người tham gia) đều là những lựa chọn tương đối ổn.